Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

Leistungsbeschreibung

Worum geht es?

Phasen und Bestandteile der Leistung: Die Gesamtleistung gliedert sich in eine vorgelagerte Konzept- und Planungsphase sowie die anschließende physische Umzugsphase. Phase 1: Konzeptleistung (vorgeschaltet) Der Auftragnehmer hat vor Beginn der Umzugslogistik ein detailliertes Umzugs-, Logistik- und Qualitätskonzept zu erstellen. Dieses muss unter anderem und insbesondere die Kapazitätenplanung, die Taktung der Bestände, die Logistik für die sensiblen Fotomaterialien und fragilen Dokumente sowie die Systematik der Einlagerung in die neuen Rollregalanlagen abbilden. Das Konzept ist eng mit der Auftraggeber-Umzugsleitung abzustimmen. Phase 2: Umzugsdurchführung Örtliche Rahmenbedingungen: Der Umzug erfolgt vom zentralen Standort in Bonn-Zentrum, an dem etwa 17,5 Regalkilometer des Gesamtbestands gelagert sind, und vom ebenfalls im Bonner Stadtgebiet gelegenen Außenlager, in dem etwa 4 Regalkilometer des Gesamtbestands gelagert sind, an den neuen Standort in Bonn-Zentrum. An allen Standorten sind Lastenaufzüge vorhanden und Ladezonen gegeben. Logistische Mindestanforderungen: 1. Rollcontainersysteme: Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten (Regalreihenabstände) dürfen die einzusetzenden Rollcontainer eine maximale Breite von 75 cm (Ladeseiten) nicht überschreiten. Die Rollsysteme müssen so konzipiert sein, dass sie von den schmalen Seiten (vorne/hinten) im Regalgang von zwei Fachpackern bestückt werden können. Die einzusetzenden Sicherheitscontainer müssen grundsätzlich folgende Mindestkriterien erfüllen: Ladevermögen: etwa 6 Regalmeter pro Container Ausstattung: Höhenverstellbare Fächer (Fachhöhe mindestens 35 cm) Sicherung: Schutz der Archivalien z.B. durch einen Planen-Verschluss oder ein vergleichbares Sicherungssystem 2. Lkw: Aufgrund einer begrenzten Durchfahrtshöhe von 3,50 Metern an der Beladestelle dürfen die eingesetzten Lkw diese Höhe nicht überschreiten. Mengenstruktur und logistische Aufteilung: Wie in der kurzen Beschreibung erwähnt, umfasst der Gesamtbestand etwa 21,5 Regalkilometer, davon etwa 17 Regalkilometer Archivbestände und etwa 4,5 Regalkilometer Bibliotheksbestände. Die Archivbestände sind zu etwa 80 Prozent in Archivkartons verpackt, weniger als 20 Prozent sind unverpackte Aktenordner. Die Bibliotheksbestände sind zu etwa 10 Prozent in Archivkartons verpackt. Regalanlagensystematik: Der Gesamtbestand lagert am alten Standort zu etwa 60% in Rollregalanlagen und zu etwa 40% in Standregalen. Am neuen Standort erfolgt die Einlagerung annähernd vollständig in Rollregalanlagen. Sonderformate: Zum Gesamtbestand gehören etwa 100 lfm Archivkartons/Mappen in Sonderformaten, etwa 200 Köcherboxen und etwa 150 Planrollen sowie etwa 250 lfm. großformatige Archivalien in Kartenschränken (die Kartenschränke selbst verbleiben zwingend am alten Standort, am neuen Standort sind neue Kartenschränke gegeben). Sensible Bestände: Ein Teilbestand von etwa 1,6 Regalkilometern umfasst hochsensible Fotomaterialien und historische Bildträger. Zudem sind etwa 100 Meter historische, fragile, papiergebundene Dokumente (Bücher, Urkunden) zu transportieren. Für diese Bestände sind erweiterte Schutzmaßnahmen und materialschonende Transportbedingungen zwingend erforderlich. Weiteres: Der Auftragnehmer übernimmt alle im Transport von Archiv- und Bibliotheksgütern üblichen und erforderlichen vor- und nachbereitenden sowie begleitenden Maßnahmen und sonstigen Nebenleistungen. Bereitstellung von Arbeitsmitteln: Der Auftragnehmer hat alle für den materialschonenden und sicheren Transport erforderlichen Verpackungs- und Transportmaterialien (z. B. Archiv-Umzugskisten für Großformate, Spezialemballagen für sensible Bildträger, Klimaboxen, Urkundenwannen) sowie alle notwendigen Werkzeuge, Maschinen und Hilfsmittel (z. B. Hebezeuge und geeignete LKW) in ausreichender Menge auf eigene Kosten bereitzustellen. Sicherheits- und Personalanforderungen: Da hochsensible und archivrechtlich geschützte Bestände transportiert werden, ist der Straßentransport ausschließlich in geschlossenen, diebstahlsicheren Fahrzeugen durchzuführen. Das eingesetzte Personal muss auf das Datengeheimnis verpflichtet sein.